Utiliser Klaxoon pour nos rétrospectives à distance

Que ce soit à cause du virus ou tout simplement car le télétravail devient une habitude dans nos sociétés et chez les clients, vous serez sûrement amenés un jour à effectuer une Rétrospective à distance.

Cet article s’adresse avant tout aux Scrum Master, Coach Agile, Agile Master voulant initier un board pour une rétrospective à distance via l’outil Klaxoon.

Etape 1 : Créer un board

Dans klaxoon cliquez sur New tout en bas puis Board.

Vous aurez alors plusieurs possibilités :

Créer un board avec une template personnalisées (Rétrospective, Speed boat, Ice Breaker…)
Partir de zéro pour initier un tout nouveau board (qui peut également vous servir de template par la suite)

blog ai3 2 Utiliser Klaxoon pour nos rétrospectives à distance

Si vous désirez par exemple, utiliser un template existant, il vous suffit de cliquer dessus pour en voir l’aperçu puis sélectionner « utiliser ce template ».

Comme vous pouvez le voir, ce type de template est aussi complété par un mode d’emploi expliquant les étapes de la rétrospective (comme tout board Klaxoon, il faut zoomer pour voir les étapes en grand ;)).

Si les templates ne vous conviennent pas, vous pouvez partir de rien et donc il vous suffit de donner un nom (voir une image) à votre Board puis cliquer sur « Créer ».

Arrivera ensuite le paramétrage de votre Board.

Etape 2 : Paramétrer votre board

Dans l’étape 1, vous pourrez renseigner les objectifs de l’atelier (dans notre cas une rétrospective) (1) et mettre une image d’arrière-plan (2).

L’arrière-plan est très pratique pour mettre une image qui ne pourra pas être déplacée et sur laquelle on pourra coller des post-its (par exemple un speed boat).

En étape 2, vous pouvez sélectionner le Mode (3), c’est-à-dire si l’animateur contrôle l’intégralité du board ou si les participants sont libres d’interagir avec (post-its, déplacements etc…). Dans le cadre d’une rétrospective, il vaut mieux mettre le mode libre ;).

En étape 3, Vous pouvez activer des catégories (4) (pas de panique, c’est également configurable une fois le board initié dans les options).

Les catégories peuvent vous permettre par exemple de choisir des types de Post-its (technique, équipe, métier…).

Et enfin en étape 4, vous pouvez activer des dimensions (5). Les dimensions servent à ajouter des informations sur les post-its comme par exemple le nom du créateur.

Voici l’exemple d’un post-it avec une catégorie et une dimension paramétrables par les participants.

Une fois tout paramétré, vous pouvez lancer et choisir l’option « Avec un code d’accès ». Il sera ensuite demandé si les participants se connecteront via un email ou un pseudonyme, je préconise le pseudonyme.

Etape 3 : Préparer votre rétrospective

Une bonne rétrospective doit bien évidemment être préparée en amont.

Voici un petit rappel des étapes qui la composent : https://blog.ai3.fr/agilite-les-retrospectives/.

Vous pouvez donc découper vos étapes par des blocs en utilisant les formes géométriques mises à disposition ainsi que les zones de texte.

N’oubliez pas d’ajouter les objectifs du Sprint.

Vous pouvez également ajouter des pastilles de couleurs (forme géométrique rond) afin de procéder au Dot Voting par la suite.

Vous pouvez également ajouter une légende quant à la rétrospective en elle-même afin de guider les participants.

Pour rappel, vous pouvez revenir sur n’importe quel paramétrage (couleurs de post-its, catégories, dimensions …) en cliquant sur le bouton « Options ».

Etape 4 : Partager aux participants

Afin que l’équipe puisse participer à votre atelier, il faut qu’ils aient le lien pour s’y connecter. Pour se faire, il suffit de cliquer sur le code du board en bas à gauche de l’écran et de donner le lien copié dans la fenêtre.

Lors de leur arrivée sur le board, leur pseudonyme leur sera demandé et ils auront un récapitulatif des paramétrages de celui-ci.

Préconisations

Attention, tout atelier se faisant à distance ne doit pas s’éterniser. Vous ne pouvez pas garantir que chaque participant ait son attention entière sur la rétro (une petite pensée pour les développeurs qui ont leur code ouvert à côté pour continuer à avancer ;)).

Mes conseils :

Pas plus d’1h00 voir 1h30 grand max
Dynamisez la réunion avec de l’humour, de la prise de parole des autres participants etc
Changez toujours vos types de rétrospectives pour donner du neuf et de l’engouement