Pourquoi quitter le partage réseau ?

Vous savez tous où est la dernière présentation du groupe Ai3, « Tsé là ! », celle qui est dans le répertoire r:\share\Marketing\Jean-Edouard\2016\Présentation\Important\Dernière version\2017\maj\Présentation Groupe Ai3 jan 2018 v3.pptx

Moi non plus, mais quand je tombe dessus par hasard, je me demande toujours si c’est bien celle-là que je dois montrer à mes clients, sachant que Jean-Edouard ne travaille plus chez nous depuis plus d’un an… vive la retraite !

Du coup que fait-on, une copie en local qu’on distribuera au gré du vent par courriel…

Voici la dernière présentation du groupe ==> Présentation Ai3 – Version août 2018 – Copie v5 draft.pptx

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Ce qui est certain c’est que SharePoint fait très peur face aux partages réseaux accessibles qu’en interne, ou pour les plus chanceux, par VPN. Imaginez-vous retrouver la dernière version – seule vrai version — d’un document, c’est intimidant n’est-ce pas ?

Voici quelques fonctionnalités simples, permettant de vous rassurer avec SharePoint et que dans bien des cas vous ne pouvez pas faire avec votre partage réseau :

Historique de versions

La première et non la moindre est la possibilité d’incrémenter de façon transparente et automatique la version de nos documents. Cette fonctionnalité vous permet de :

  • Générer en version majeure (1.0, 2.0, 3.0, …) et mineur (1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1, …)
  • Limiter le nombre de versions à conserver
  • Supprimer les versions mineures à chaque publication d’une version majeure
  • Visualiser et/ou récupérer une version antérieure

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Approbation de publication du document

Vous pouvez aussi mettre en place un système d’approbation de document, cette fonctionnalité permet de ne mettre à disposition des utilisateurs qu’une version « vérifiée » et « approuvée » par un responsable tout en travaillant dans la même source.

Vous pouvez par la même occasion décider de qui peut consulter ou modifier des documents.blog ai3 share-approve-doc Pourquoi quitter le partage réseau ?

Forcer la réservation d’un document (Check-In / Check-Out)

Dans certain contexte — principalement dans les cas où le parc informatique n’est pas avec la dernière version OS & Office 365 –, il est nécessaire de « réserver » le document afin d’y apporter toutes les modifications nécessaires. On se retrouve cette fois avec une fonctionnalité iso à l’édition de document via le partage réseau.

NB/ Le fait de réserver un document permet aussi d’enregistrer le document plusieurs fois sans générer de montée de version (dév.)

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Coédition

L’une des forces de SharePoint (ou OneDrive) reste la coédition de documents par plusieurs utilisateurs à la fois. Allier la force de rédaction d’une équipe permet un gain de temps assuré !

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NB/ utilisable si l’option de réservation de document n’est pas activée.

Partage autonome

Plus besoin d’ouvrir un ticket à son centre de support préféré afin d’ajouter un nouveau venu sur le document. D’un simple clic vous pouvez partager un document à votre collègue et commencer à collaborer.

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Accès à distance

Depuis n’importe quel appareil vous avez la possibilité de consulter un document. Via l’application SharePoint mobile ou sans apps dédié, simplement et directement dans votre navigateur. Plus besoin de VPN pour consulter ses notes, ses documents, …

Grâce à l’application OneDrive, garder quelques documents clés avec vous lors de vos déplacements.

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Automatiser des processus simples et complexes

Rester averti de la mise à jour et de l’évolution des documents auxquels vous voulez porter une attention toute particulière.

blog ai3 share-alerte-doc-1024x265 Pourquoi quitter le partage réseau ?

Ou passer à la vitesse supérieure, pour ceux qui ont une vision plus avancée de leur besoin métier, tel que

  • Obtenir une approbation en plusieurs étapes
  • Envoyer automatiquement en lien en lecture vers tous les membres d’une équipe
  • Déplacer dans une autre bibliothèque sous certaines conditions
  • Supprimer après la date d’expiration (10 ans à compter de la création du document)

Il est possible de déclencher un processus manuellement ou automatiquement en fonction de la création / modification / suppression du document ou des métadonnées d’une colonne.

On peut même se connecter à des services externes (Twitter, Google Docs, Microsoft Forms, d’autres collections de sites SharePoint, etc.) à l’aide de Microsoft Flow.

blog ai3 share-microsoft-flow Pourquoi quitter le partage réseau ?

Métadonnées / Vues

Pour les plus téméraires, vous allez pouvoir structurer vos documents à l’aide de métadonnées de classements afin mettre en forme des affichages dédiées aux différentes personnalités de vos équipes.

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Voir même de mettre en place de la taxonomie automatique pour les irréductibles classeurs de répertoires verticaux 😊

 

Ce billet qui ne survole qu’une partie des avantages, les plus simples et rapides à mettre en place au sein de son organisation. Il reste encore de gros sujets autour de SharePoint et Office 365 permettant de fournir des stratégies de rétention (conservation ou suppression) ou des processus d’archivage sur l’ensemble de vos documents, de mettre en place des autorisations, des étiquetages, etc.

En plus, tout va très vite aujourd’hui, maintenant vous pouvez fournir à vos utilisateurs le dernier modèle de document directement dans l’interface moderne de SharePoint Online

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