Les applications Office 365 sont régulièrement mises à jour et Teams a bénéficié de nombreuses nouveautés ces derniers mois. Nous vous invitons à les découvrir en détail ci-dessous :
Fonds d’écrans en réunion
Un bureau, une plage, un paysage ? C’est vous qui plantez le décor !
Lorsque vous rejoignez votre réunion, activez votre caméra puis le
floutage dans la barre d’actions afin d’afficher sur la droite un choix
d’arrière-plan qui s’applique automatiquement en sélectionnant une
image :
Paramètres d’arrière-plan en activant le floutage de l’arrière-plan
Jusqu’à 9 caméras en simultané sur le même écran pendant vos réunions
Avec la possibilité d’ajouter un arrière-plan personnalisé en activant le floutage disponible également sur iOS !
L’écran de réunion se subdivise pour plus d’interactivité avec les
participants qui n’ont qu’à activer leur caméra qu’ils soient sur PC ou
smartphone…
Sur iOS vous pouvez désormais activer le floutage de l’arrière-plan :
Floutage de l’arrière-plan sur iOS
Annoncé il y a quelques jours,
Microsoft prévoit encore de démultiplier le nombre d’affichage de
caméras en simultané (en allant jusqu’à 7×7 soit 49 vignettes en même
temps) et de rajouter le « Together mode » pour améliorer les réunions à
distance en affichant les personnes connectées dans la même salle
virtuelle :
Mettez fin à une réunion grâce à un bouton « Mettre fin à la réunion »
Cliquez sur ce bouton, tous les
participants sont automatiquement déconnectés de la réunion et
l’enregistrement est arrêté (s’il avait été activé pendant la réunion)
Fonctionnalité « Mettre fin à la réunion » en cliquant sur le bouton « … » plus d’options dans la barre d’actions
Cette fonctionnalité est disponible pour tous les participants à la réunion :
Détachez vos fenêtres de discussion qui peuvent désormais contenir jusqu’à 250 personnes
Vous pouvez désormais dialoguer avec des externes possédant un compte Skype Grand Public
Sur la fenêtre principale de Teams vous pouvez alors continuer à
naviguer sur l’application. Cliquez sur l’icône qui s’affiche au passage
de la souris sur la conversation pour détacher la ou les fenêtres et
fermez-les pour revenir à l’état normal au sein de la fenêtre principale
:
Microsoft prévoit également cette
fonctionnalité pour les réunions et les appels dans les prochaines mises
à jour :
Épinglez dans la barre de navigation les applications qui vous intéressent au quotidien et réorganisez-les selon vos envies !
Ajoutez d’autres applications Office 365 comme le Planificateur, OneNote, Wiki, etc.
Cette barre devient la vôtre et vous pouvez l’organiser comme vous le souhaitez :
Glissez / déposez les icônes dans l’ordre souhaité
Vous l’aurez compris, au travers de ces nouveautés, Microsoft améliore encore plus la collaboration des équipes et des collaborateurs en réunion. De belles améliorations / nouveautés sont encore à prévoir dans les prochains mois :
N’oubliez pas d’accompagner vos utilisateurs en leur proposant régulièrement une présentation de ces nouveautés afin qu’ils ne soient pas déstabilisés par ces changements. So-youz peut vous accompagne sur ce sujet en animant des webinaires ou réseaux d’ambassadeurs Office 365 / Teams. N’hésitez pas à prendre contact avec nous.
Un webinar pour découvrir Microsoft Power Apps
Aujourd’hui, le domaine des applications métiers est très vaste. Il va des apps générées via un code « minimum » (voir pas de code) aux applications « Cloud Massives » complexes répondant à de très gros cahiers des charges et réalisées par de équipes de développement conséquentes. Entre les deux, il existe une typologie d’applications qui nécessitent peu de code source propriétaire. On parle alors de « Low Code ».
Microsoft Power Apps permet via la simplicité du « glisser – déposer » et grâce à des bibliothèques de modèles et des composants IA prédéfinis de réaliser des applications répondant parfaitement à toutes les demandes spécifiques des métiers. Et ce sans vraiment savoir coder. Power Apps permet aussi d’implémenter continuellement des améliorations en fonction de l’évolution des besoins ou plus simplement d’expérimenter facilement et rapidement.
Sur le site web de Microsoft, Power Apps est présenté de cette façon : « La création d’applications avec Power Apps aide tout le monde, des analystes d’entreprise aux développeurs professionnels, à collaborer plus efficacement. Résolvez les problèmes d’entreprise avec des outils visuels intuitifs ne nécessitant pas de code, travaillez plus rapidement avec une plateforme permettant l’intégration et la distribution de données, et étendez la plateforme à l’aide de composants essentiels pour les développeurs professionnels. Créez et partagez facilement des applications sur tout appareil. »Power Apps est une vraie révolution dans le monde du code puisqu’il démocratise et simplifie (en partie) un savoir-faire jusque-là réservé aux développeurs chevronnés.
> ATTENTION ! WEBINAR REPORTE
Le Jeudi 23 Juillet à 11h, en partenariat avec le MS Lab de Toulouse, Ai³ organise un webinar qui vous permettra de découvrir le fantastique potentiel de cette application : « Digitalisez vos processus métiers à l’aide de Power Apps » Ne ratez pas cet événement exceptionnel. Inscrivez-vous ici >> http://ow.ly/U8Wo50AtDAW
> ATTENTION ! WEBINAR REPORTE
L’Avenir de Microsoft Teams
Microsoft a rendu public, il y a quelques jours, les résultats de sa 2e étude sur le travail à distance (notamment lors de la crise du Covid-19) et son influence sur les travailleurs. On y découvre que :
Près de trois mois après le début de la pandémie, les personnes
travaillant à distance continuent à interagir par visioconférence deux
fois plus souvent qu’avant l’épidémie, soit 46 % de leur temps de travail ;
70% des cours à distance incluent une vidéo afin de renforcer la connexion entre étudiants et enseignants ;
Les employés privilégient le chat pour récréer les
conversations informelles qui se déroulaient auparavant au détour d’un
café ou en se croisant dans les couloirs de son organisation. Si
l’utilisation du courrier électronique est restée stable, le nombre de
messages de chat par semaine a ainsi augmenté de plus de 200 % entre le
1er mars et le 1er juin ;
Le nombre de réunions programmées par semaine a augmenté de plus de 35 %.
Réduire la fatigue visuelle et se sentir plus connecté aux autres
La fonctionnalité « Together mode », disponible au mois d’août,
transpose les participants dans un environnement virtuel partagé, leur
donnant l’impression d’être assis dans la même pièce.
Un champ de vision dynamique offrira aux utilisateurs la
possibilité de personnaliser l’affichage dans Teams et d’interagir plus
facilement (intégration de filtres et d’émoticônes, des bulles de chat
dynamiques)
Rendre les réunions plus engageantes et plus inclusives
La retranscription automatique des discussions à l’écrit va
intégrer le nom des personnes qui prennent la parole au moment où elles
s’expriment
Une mise à jour de l’application Whiteboard
Jusqu’à 1000 participants en ligne
Optimiser le temps et l’environnement de travail
L’application « Tasks »
Une assistance virtuelle pour traiter efficacement ses emails
Grâce à toutes ces nouveautés, Teams qui a été particulièrement mise en avant pendant la crise du Covid-19 devrait franchir un nouveau cap dans son utilisation et dans les possibilités qu’elle offre à ses utilisateurs. L’implémentation de ces nouveautés devraient se faire entre Août et la fin d’année !
Dans la jungle des outils de visio-conférence
– Un article de Céline Morvan – Le télétravail aujourd’hui explose ! Boosté par la pandémie actuelle, même les entreprises les plus frileuses se voient obligées de collaborer en changeant leur manière de travailler. Plusieurs outils comme : Skype, Google Hangout, Monday.com, Slack, Teams, Klaxoon, Trello, Zoom ; se démocratisent et influencent nos nouvelles habitudes de demain.
Zoom sur Zoom
L’explosion de la visio-conférence
La plateforme vidéo pour le télétravail
ou apéritif entre amis est devenue une des applications les plus
populaires en l’espace de quelques semaines.
Source : Statista
Que ce soit sur Google Play ou l’App
Store, en France, plus d’un demi-million de téléchargements de
l’application Zoom a été relevé entre le 26 mars et 1er avril.
Une application qui fait le buzz car
elle correspond tout à fait aux besoins du moment : une plateforme vidéo
de très bonne qualité, accessible gratuitement et pouvant réunir
jusqu’à 100 personnes en simultané, arborant une ergonomie simple,
moderne et ludique.
Zoom s’est différencié très rapidement
face à ses concurrents principaux (Teams, GoogleMeet ou Facebook Room)
par sa gratuité et sa facilité d’utilisation.
Deuxième tendance lors du confinement
Après le 1er avril 2020, la plateforme a
malheureusement vu certaines failles nuisant largement à sa popularité.
En effet, celle-ci comportait de nombreux disfonctionnements notamment
sur la sécurité.
Sans mise en garde ou formation il était
facilement possible d’oublier certains détails de paramétrages de la
plateforme et déclencher un « Zoombombing ». Expression devenue très
populaire suite aux failles de la plateforme, par exemple une intrusion
malveillante dans la réunion d’une personne qui publie des images ou
vidéos néfastes à charactère pornographique ou haineux.
Également avant avril, l’ID de la
réunion était visible et accessible par tous pendant la réunion.
Plusieurs personnes (partant d’un bon sentiment) avaient publié une
photo représentant leur meeting mais l’ID associé y était bien visible
et de nombreux intrus se sont alors invités à la réunion. C’est ce qui
est arrivé par exemple au Premier Ministre britannique, Boris Johnson.
En parallèle des milliers de comptes
Zoom auraient été vendus sur le DarkWeb, ou offerts à des hackers avec
des données personnelles telles que : e-mail, mot de passe, URL de
connexion, clé d’entrée générée et fournie par l’administrateur des
meetings.
Plusieurs entreprises et politiques ont interdit l’utilisation de la plateforme tant que la sécurité n’était pas totale.
À la suite de ses différentes attaques,
Zoom a changé rapidement sa stratégie en appliquant une nouvelle
fonction nommée « Security ». Elle permet notamment d’évincer des
participants, d’éviter le partage de contenus, de limiter le nombre de
personnes pouvant rejoindre la réunion, ou de les mettre en attente. Un
mot de passe est proposé par défaut pour que seuls les invités puissent
se connecter.
Que penser de Zoom ?
Comme pour beaucoup d’applications, le
boom de l’utilisation de la visio-conférence a fait augmenter le risque
de ciber attaques.
Zoom s’est adapté très rapidement et a
pu répondre aux problématiques qu’ont rencontrées les entreprises ou
particuliers dans le domaine de la sécurité. La majorité des entreprises
de visio-conférence n’ont pas encore crypté de bout à bout leurs
conversations mais Zoom a su se développer et répondre aux attaques de
la compétition.
L’application reste leader sur le marché
de la visio-conférence par sa fluidité et facilité d’utilisation.
D’autres options comme le « Webinar » se démocratisent pour permettre de
diffuser en direct des événements et conférences en Live ou de réunir
un très grand groupe de spectateurs.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la
plateforme et organiser des webinars et live de grande envergure
n’hésitez pas à nous contacter !
La plateforme de collaboration Teams
Là où Zoom ou d’autres plateformes se
concentrent sur la visioconférence, d’autres deviennent très populaires
par le télétravail et le travail en collaboration.
C’est le cas de la plateforme Teams qui
est avant tout une messagerie collaborative (discussion personnelle ou
de groupes prédéfinis) conçue pour le travail en équipe et le suivi de
projets.
Teams propose également la fonction de visioconférence, notamment celle issue de Skype for Business.
Quelle est donc la différence entre Skype for Business et Teams ?
Skype for business a été conçu pour les
échanges en temps réels (1 to 1 ou groupé) avec des conversations
éphémères et ouvertes à tous (invitation au grand public qui utilise
Skype à des fins personnelles).
Teams souhaite mettre en avant la collaboration au-delà de la communication.
On y retrouve la conversation instantanée, synchronisée en groupe ou en
communauté, si on le souhaite. L’historique est gardé comme les
fichiers échangés ou autres données. Il y a également la possibilité
d’inviter des personnes extérieures à l’organisation, dans des espaces
de travail prédéfinis.
Aujourd’hui, Microsoft pousse à la
fermeture de Skype for Business pour sa plateforme Teams. Celle-ci
permet de centraliser l’ensemble des fonctionnalités Skype (Chat, Visio,
Appel), et y additionne de nouveaux usages pour le travail en équipe ;
la collaboration.
Nos conseils pour bien choisir sa plateforme de travail en collaboration instantanée ou visio-conférence.
C’est un choix stratégique pour toute
entreprise. Il faut avant tout s’assurer de maitriser les risques
pouvant potentiellement provenir de ces outils, ou de bien éduquer les
collaborateurs aux bons gestes de sécurité du quotidien.
Il faut donc vérifier si l’outil dispose
d’un bon cryptage des conversations et du système de sécurité,
également la confidentialité des liens de connexion. Se renseigner sur
la gestion des données personnelles des utilisateurs et être certain que
la politique du logiciel est claire quant à l’éventuel usage commercial
des contenus de réunion.
Le comportement désinvolte des
utilisateurs est celui qui menace également la sécurité de l’entreprise.
Il faut en être conscient et mettre en place des sensibilisations et
des formations régulières.
Pour faciliter l’adoption de l’outil,
bien préparer l’environnement de travail virtuel pour les
collaborateurs : chats d’équipe dirigés par les managers, création en
amont de groupe de travail ou de projets.
De nouvelles aventures vous attendent autour des projets en collaboratif, nous sommes là pour vous accompagner all the way !
#teletravail #live #visio #collaboration
Microsoft Teams, l’heure des bilans !
Suite à la crise du Covid-19 et au récent confinement, la sphère professionnelle a massivement investi dans le désormais fameux Microsoft Teams. Aujourd’hui, il est temps de faire un premier bilan et d’aborder le « Retour sur investissement ».
– Un article de Sylvie Roche & Hélène Ramette –
D’après le Journal du Net : « Teams a enregistré un pic de plus de 200 millions de participants à des réunions virtuelles sur une journée du mois d’avril 2020, générant plus de 4,1 milliards de minutes de meetings ».
Face à ce succès massif et sans précédent, il est temps d’aborder les sujets qui fâchent : quel est le retour sur investissement de Microsoft Teams et Office 365 ? Et comme une infographie est plus parlante qu’un long discours… Voici des premiers éléments de réponse en image !
La Battle : Quand Kaizala entre sur le ring
/// Un article de Sylvie Roche ///
Quelques mots sur le contexte
En 2016, Kaizala voit le jour comme une expérimentation du Garage Microsoft. Développée par les équipes indiennes et à destination du marché indien, l’appli a pour objectif de concurrencer les solutions de messagerie instantanée type WhatsApp. Elle est conçue pour les collaborateurs qui travaillent peu dans un bureau (ex : itinérants, techniciens…). L’expérimentation lancée dans 28 pays est concluante. Il n’y a plus qu’à la diffuser dans le monde entier.
Largement utilisée en Inde, Microsoft décide de l’ouvrir très globalement en Mai 2019.
Alors forcément, on s’est posé plein de questions : Si Teams est le produit chouchou de Microsoft, pourquoi pousser Kaizala ? Il ne s’agirait pas d’un miroir aux alouettes ?… Autrement dit, est-ce que l’insatiable Teams ne va pas en faire une bouchée dans quelques mois ?
Et surtout : Kaizala va-t-il remplacer WhatsApp dans nos cœurs ? (dans le fond, on l’aime bien notre WhatsApp !)
Alors on a invité Kaizala à rejoindre Teams et WhatsApp sur le ring, et on a lancé une battle !
Qu’est-ce qu’ils ont dans le ventre ?
La vocation de Teams est de permettre aux équipes de collaborer sur des projets. Ce qui n’est pas le cas des applications de messagerie Kaizala et WhatsApp. Comparons ce qui est comparable.
• La messagerie instantanée Kaizala et WhatsApp ont été conçus pour échanger de façon instantanée. Ce que permet aussi Teams… Mais on ne va pas se mentir, si vous avez besoin d’une réponse rapide, vous dégainez Kaizala ou WhatsApp d’un geste. Et hop ! La conversation s’enclenche. Dans Teams, la communication est au service des projets.
Ceci dit… Kaizala vous aide à animer votre équipes où qu’elle soit. De nombreux add-on ont été ajoutés au fil de discussion pour renforcer cet usage : sondages, tâches, rendez-vous…
Seul bémol : pour l’instant, Kaizala n’est pas connecté à d’autres outils O365 (au hasard : Outlook, Task, Planner…).
• Les appels (audio et vidéo) Teams est l’outil d’animation de réunion incontesté : partage d’écran, enregistrement des réunions, et… c’est tout pour l’avance sur ses concurrents !
Car pour le reste, WhapsApp et Kaizala sont étonnamment puissants : appels audio et vidéo à plusieurs, messagerie instantanée disponible pendant les appels… Et en termes d’interface, comment dire… c’est kif kif.
Néanmoins, pour animer un webinar ou une conférence via un PC, Teams reste incontournable. • Et pour les entreprises… Beaucoup d’entreprises sont confrontées aux problématiques suivantes :
1. Comment je peux agir sur le Shadow IT ? 2. Je ne vais pas brouiller la communication avec un canal de plus ? 3. C’est sécurisé votre truc ?
Alors, ça donne quoi Kaizala ?
Les nouveautés qui vont booster l’adoption de Microsoft Teams
/ Un article de Nathalie BELVAL /
Avec les
applications Office 365, des mises à jour régulières sont poussées
directement aux utilisateurs… Parfois déstabilisant, ce mode de
fonctionnement se fait maintenant de partout et d’autant plus depuis
l’arrivée des applications mobiles avec les stores d’applications
proposant des mises à jour régulières. Afin d’anticiper l’arrivée des
prochaines mises à jour, voici un article qui résume ces nouveautés très
attendues dont la plupart ont été annoncées et sont sorties à
l’occasion de de l’Ignite 2019.
Les Canaux Privés
Microsoft en parle, cette nouveauté est enfin arrivée !
Comment ça fonctionne ?
Vous allez pouvoir définir des utilisateurs spécifiques pour vos canaux.
Les canaux privés seront affichés avec un petit cadenas comme sur
l’image ci-dessous :
Cette évolution va permettre de répondre
aux problématiques de confidentialité dans la diffusion des
informations et ainsi de faire du ménage dans vos équipes Teams afin
d’en fusionner certaines entre elles ! En effet, certains membres de
l’équipe pourront ou non accéder aux conversations et aux fichiers du
canal privé.
Ce qui est sûr c’est qu’avec cette
évolution, Teams se rapproche de très près des fonctionnalités proposées
par Slack avec ces notions de canaux privés. Ce qui donnait à Slack un
gros avantage par rapport à Teams qui paraît plus fouillis aux premiers
abords du fait de ses multitudes d’équipes.
L’amélioration des discussions (réponses à un message dans une discussion de groupe)
Dans certains cas et usages, une simple
discussion de groupe pourrait suffire pour échanger sur Teams sans même
créer une équipe. Cet usage peu utilisé car tout le monde à tendance à
vouloir créer une équipe sur Teams… est un usage équivalent à
l’application WhatsApp avec ses groupes de conversation. Avec l’avantage
en plus sur Teams, de pouvoir lancer une réunion ou même disposer d’un
espace de stockage de fichiers et notes collaboratives.
Microsoft va donc faire évoluer les
conversions de groupe et ajouter cette fonctionnalité très pratique de
réponse à un message en particulier ce qui peut être utile dans le cas
d’une conversation de groupe très active :
Modifier l’arrière-plan pendant les vidéos-conférences (prochainement)
L’effet flouté avec sa webcam fait
toujours son effet sur Teams… La fonctionnalité va être poussée encore
plus loin avec la possibilité de changer son arrière-plan et mettre un
autre décor : un bureau hyper moderne, une salle de réunion immense ou
bien un décor des îles ! Grâce à cette fonctionnalité, de plus en plus
de personnes feront leurs réunions avec leurs caméras actives ce qui les
rends beaucoup plus vivantes et immersives entre collègues de travail.
Les sous-titres pendant les réunions
Microsoft met le paquet sur les réunions
et proposera également de sous-titrer sa réunion ! De plus quand
celles-ci seront enregistrées une recherche textuelle sous forme de mots
clés permettra de localiser un passage sur un sujet en particulier via
l’application Stream. Cette fonctionnalité de sous-titre est d’ores et
déjà disponible sur PowerPoint et fonctionne vraiment bien !
Utilisation des tableaux blancs physiques des salles de réunion (prochainement)
Pendant une réunion, il est déjà
possible d’utiliser des applications afin de créer des tableaux blancs
avec l’application Microsoft Whiteboard :
Une nouvelle application / outil de
capture fera son apparition afin de permettre d’utiliser un tableau
blanc physique : la caméra de la salle de réunion filmera le tableau
blanc de la salle avec un effet de transparence pour pouvoir le lire
même derrière la personne prenant des notes.
Les participants à la réunion pourront eux aussi ajouter du contenu.
Une fonctionnalité plutôt futuriste
(Microsoft n’a pas encore trop communiqué sur la sortie de cette
nouveauté) cependant elle reste très prometteuse et attendue par tous
ceux qui en ont entendu parler… elle a le gros avantage d’utiliser un
matériel existant ce qui la rendra beaucoup moins onéreuse qu’un tableau
blanc type Surface Hub !
En conclusion
Avec ces nouveautés, Microsoft arrive à
combiner le meilleur des fonctionnalités qui font que WhatsApp et Slack
soient encore beaucoup utilisés par des entreprises et à les intégrer au
sein de son application Teams. Ces nouveautés assez riches vont nous
permettre de simplifier les échanges, l’organisation des différentes
équipes et rendre les réunions encore plus immersives ! Elles auront
sans doute un impact encore plus important sur notre productivité au
quotidien qui est déjà à ce jour très impactée grâce à Microsoft Teams :
Vous avez envie de proposer de nouvelles fonctionnalités dans Teams ? Postez vos idées dans le UserVoice de Microsoft Teams : https://microsoftteams.uservoice.com/
Nouveautés M365 à venir…
Voici quelques nouveautés qui arriveront, d’ici 5 mois, sur les environnements européens.
Généralités
Le
client #OneDriveest
enfin en G.A., ou plutôt va bientôt, ici en France, permettre la
synchronisation différentielle. Cette nouvelle fonctionnalité va tout
simplement, comme chez les autres concurrents, nous permettre de ne
synchroniser que la partie d’un document qui a été effectivement modifiée.
Beaucoup plus rapide pour sauvegarder de gros documents.
Les
données #Yammer arrivent
enfin en Europe, mais que pour les tenants qui sont créés maintenant. Mauvaise
nouvelle pour ceux qui ont déjà lancé leur Yammer, il n’y aura pas d’option
pour migrer en Europe, il faudra fermer le tenant et en créer un nouveau.
#Office365 ProPlus sera
maintenant en installation 64 bits, pensez à changer l’option par défaut lors
du téléchargement. Il est toujours permis d’installer votre licence sur 5
appareils, mais nouveauté, si par mégarde vous installez un 6e appareil, au
lieu d’être bloqué comme aujourd’hui, la plus ancienne installation sera
désactivée automatiquement.
Toujours dans un délai : d’ici 5 mois, voici quelques nouveautés qui arrivent dans TEAMS.
Les canaux (channels) privés, enfin! Le canal sera visible dans le menu de gauche mais pas son contenu (Conversations, Fichiers, et autres onglets)
Private Channel
La recherche transverse dans les conversations
Search
Arrêter les notifications, comme dans Yammer, il est maintenant possible de ne plus suivre une conversation. Et si la conversation vous intéresse, vous pouvez inversement la suivre 🙂
Turn off notifications
Traduction des conversations dans sa langue
Toujours plus d’options, de fonctionnalités dans les calendriers / réunions ou les conférences en direct (Skype Meeting Broadcast == Live Event in Teams)
Un mode compagnon sur mobile afin de prendre la main sur la présentation durant la réunion.
L’ajout d’une image en arrière plan (attention, il n’est pas encore possible de la supprimer !)
Sous-titrage en direct et dans sa langue, pensez bien à sélectionner l’option lors de la création de la réunion, ainsi les malentendants pourront suivre eux aussi.
Le tableau blanc numérisé automatiquement et en directe
La détection des réunions en cours dans les « Teams Room » équipés d’équipements de salle de réunion afin d’être ajouter automatiquement aux réunions ou d’y participer en tant qu’invité.
La vue par défaut 2×2 va pouvoir passer en 3×3 dans les vidéos conférences, et vous allez pouvoir faire un épingler les participants.
Faire une réunion maintenant, dans la foulée, depuis une conversation!
Et après…
Depuis
plus de 10 ans nous mettons en place la collaboration en entreprise, il est
maintenant temps d’aborder la suite chez nos clients : Les
étiquettes. Ces étiquettes permettant de mettre en place les sujets de
régulation, de rétention, de classification ou de protection. Tel que le règlement
no 2016/679, mots clés > GDPR ou RGPD, données
personnelles, CNIL, etc.
Bref les labels : Unified Labelling
vont maintenant se paramétrer via Office 365 afin de combiner protection et vie
du document.
C’est
le seul produit qui permet aujourd’hui de joindre la règle sur la data en
elle-même (Word, PowerPoint, Excel, Outlook).
Security Label > Azure Information Protection : portal.azure.com devient Sensitivity Labels dans O365
Configuration depuis 2 endroits, mais quand même une
synchronisation automatique, il suffit de l’activer au niveau de l’AIP >
Manage > Unified labeling.
Le tout sera intégré dans office online dès le Q1 2020 !
C’est tout pour le moment….
Recommandations pour la construction d’applications PowerApps
Voici un petit résumé des dernières recommandations Microsoft figurant dans le livre blanc destiné aux développeurs d’applications PowerApps.
Vous y trouverez également quelques suggestions personnelles.
Conventions de nommage des objets
Ecrans
Les noms des écrans étant lus par les logiciels lecteurs d’écran, il est important de nommer ses écrans de manière très claire :
Home Screen
Search Screen
Customer Screen
…
Voici quelques exemples :
Contrôles
Voici une proposition d’abréviations à utiliser comme préfixes dans les noms que vous attribuerez à vos contrôles :
Type de contrôle (en anglais)
Abréviation
button
btn
camera control
cam
canvas
can
card
crd
collection
col
combo box
cmb (je préfère cbx)
dates
dte (je préfère dat)
drop down
drp (je préfère ddl)
form
frm
gallery
gal
group
grp
header page shape
hdr
html text
htm
icon
ico
image
img
label
lbl
page section shape
sec
shapes (rectangle, circle, …)
shp (je préfère rec pour les rectangles et shp pour le reste)
table data
tbl (je préfère tab)
text input
txt
timer
tim
etc.
Un contrôle doit avoir un nom unique dans une application. Si un contrôle est réutilisé sur plusieurs écrans, il est recommandé de le suffixer par une abréviation précisant l’écran où il se trouve. Par exemple, un bouton btnHome sur les écrans Search Screen et Customer Screen :
btnHomeSS
btnHomeCS
Conventions de nommage du code
Variables
Quelques recommandations pour le nommage de vos variables :
Donnez-lui un nom qui décrive clairement sa fonction, son rôle
Utilisez un préfixe différent selon qu’il s’agit d’une variable locale ou globale
loc pour les variables locales
gbl pour les variables globales (je préfère glo)
N’hésitez pas à utiliser plusieurs mots pour nommer votre variable, sans les séparer par un caractère spécial mais simplement en faisant commencer chaque mot par une majuscule
Utilisez le camel case
Exemples :
Variable globale : gloFocusedBorderColor
Variable locale : locSuccessMessage
Collections
Quelques recommandations pour le choix du nom de vos collections :
Utilisez un nom qui représente vraiment le contenu de votre collection
Préfixez le nom de votre collection par col
Si nécessaire, utilisez plusieurs mots en les faisant commencer chacun par une majuscule
Utiliser le camel case
Quelques exemples :
colMenuItems
colSelectedOrders
Organisation des objets et du code
Organisez à l’aide de groupes
Les contrôles de chacun de vos écrans devraient idéalement être rassemblés dans des groupes. Cela vous facilitera la lisibilité du contenu de vos écrans et vous pourrez déplacer ces groupes plus aisément d’un écran à l’autre. Remarque : les galeries, les formulaire et les graphiques sont déjà des contrôles groupés mais rien ne vous empêche de les mettre également à l’intérieur d’autres groupes.
Voici un exemple :
Pour plus de flexibilité dans l’utilisation des groupes, vous pouvez également activer la fonctionnalité expérimentale Essayer le contrôle Groupe amélioré (enhanced Group control). Celle-ci vous permettra d’imbriquer des groupes et de leur affecter des propriétés influant sur les contrôles qu’ils contiennent. Cela permet une gestion plus claire et plus efficace de vos contrôles.
Minimiser le nombre de vos contrôles
Plus il y a de contrôles dans votre application et plus ses performances se dégraderont. Il est donc important d’optimiser le nombre de contrôles. Par exemple, plutôt que d’avoir 4 images s’affichant alternativement à l’aide la propriété Visible, privilégiez un seul contrôle Image avec un peu de code :
Optimisation du code
Il est possible d’optimiser les structures conditionnelles de type If de la manière suivante :
…peut s’écrire plus simplement ainsi :
Egalement, si plusieurs contrôles doit effectuer le même code, préférez l’utilisation d’un bouton masqué contenant le code dans sa propriété OnSelect et utilisez la fonction Select pour le déclencher à partir de vos contrôles.
Recommandations sur le code
Évitez aussi de multiples appels à une fonction qui prend des paramètres en nombre infinis :
…au lieu de :
Préférez ClearCollect(…) à Clear;Collect(…).
Préférez aussi CountIf(…) plutôt que Count(Filter(…)).
Optimisation des performances
Le OnStart
Pour rappel, cet événement n’est appelé qu’une seule fois au lancement de l’application. Y mettre une quantité importante de code pourrait nuire à l’expérience utilisateur. Par exemple, trop de code dans cet événement pourrait induire un temps d’attente plus ou moins long avant l’affichage du premier écran.
La fonction Concurrent
Pour exécuter du code en parallèle et optimiser le temps d’exécution de certaines portions de code, la fonction Concurrent s’avère très pratique. Elle permet d’éviter l’utilisation de contrôles de type Timer pour le chargement simultané de données.
Attention à éviter d’y mettre des segments de code interdépendants ; la fonction ne le supporte pas (vous ne pouvez pas définir une variable dans l’une des opération concurrente et la modifier dans une autre).
Pour plus d’information sur l’utilisation de la fonction Concurrent afin d’optimiser les performances de vos applications, consulter ce lien : https://www.youtube.com/watch?v=xHJvbMEj-so
Délégation et non-délégation
Gardez à l’esprit que certaines fonctions et certains opérateurs peuvent être délégués par le serveur possédant la source de données et d’autres non. L’utilisation de fonctions non-déléguées oblige le chargement de ces données au préalable ce qui induit un temps d’exécution plus long.
Privilégiez l’utilisation de collections locales pour stocker les données provenant de votre source plutôt que d’y faire de nombreux appels en direct.
Procédures stockées sur SQL Server
Si vous utilisez SQL Server comme source de données pour votre application, d’énormes gains en performance peuvent être réalisés en déportant le traitement des données via des procédures stockées appelées à partir d’un flux de travail Microsoft Flow.
Code coûteux en performance
Lorsque vous devez exécuter du code pouvant potentiellement être chronophage, suivez ces quelques conseils :
N’exécutez pas ce code AVANT l’affichage de votre prochain écran ; affichez d’abord votre prochain écran et mettez votre code dans l’événement OnVisible de l’écran pour qu’il s’exécute en arrière-plan pendant que l’utilisateur prend connaissance du contenu de l’écran
Utilisez un message indiquant qu’un chargement ou un traitement conséquent est en cours afin que l’utilisateur patiente quelques instants
Utilisez, dans la mesure du possible, la fonction Concurrent pour paralléliser les traitements
Limiter la taille du package de l’application
Bien que PowerApps optimise au maximum le chargement des applications, il est possible de suivre quelques règles pour aller encore plus dans le sens de l’optimisation :
Supprimez les médias inutilisés
Privilégiez les images SVG aux images PNG ou JPG
Réduisez la résolution de votre application si une grosse résolution n’est pas indispensable
Supprimez les écrans inutilisés
Vérifiez que vous n’avez pas trop de workflows dans une même application. Si vous avez une partie de votre application destinée à des administrateurs et une autre à des utilisateurs, pensez éventuellement à les éclater en deux applications distinctes.
Republiez régulièrement vos applications
La plateforme PowerApps évoluant en permanence, pensez à republier régulièrement vos applications afin de bénéficier de ses nouvelles évolutions et optimisations.
Le design
Styles relatifs par lien parent/enfant
Plutôt que de redéfinir « en dur » des valeurs de mise en forme (taille, position, couleurs, …) pour chaque contrôle, privilégiez l’utilisation de formules rendant plusieurs contrôles dépendant d’un seul. En modifiant la mise en forme du contrôle parent, tous ses enfants se mettront à jour automatiquement. Cela rendra la maintenance du design de votre application beaucoup plus aisée.
Utilisation de galleries
L’utilisation de galeries pour l’affichage de données sera beaucoup plus efficace que l’utilisation de formulaires. Gardez-le à l’esprit afin d’optimiser l’affichage de vos données.
Formulaires
Les formulaires doivent plutôt être utilisés dans le cadre de saisies de données répétitives. Ils sont également très pratiques pour regrouper efficacement des données d’une même source.
Applications à facteurs de formes multiples
Si votre application doit s’exécuter sur des périphériques dont le facteur de forme diffère, créez-là d’abord pour un facteur de forme donné. Testez-la et validez-là puis convertissez-la vers l’autre facteur de forme. Jetez un œil à l’article suivant pour savoir comment effectuer cette conversion : http://toddbaginski.com/blog/how-to-convert-a-powerapp-from-one-layout-to-another/
Débogage et gestion des erreurs
Il peut être très aisé de gérer les erreurs de votre application à l’aide de contrôles de type Toggle. Utilisez la propriété Default du toggle pour déterminer lorsqu’il y a erreur et utilisez sa propriété OnCheck pour définir le comportement de l’application suite à l’apparition de l’erreur.
D’autre part, utilisez un panel masqué pour y mettre des valeurs de variables ou des indicateurs d’états qui se mettront à jour en temps réel lors de l’exécution de votre application. Cela vous permettra de déboguer votre application beaucoup plus facilement.
D’ailleurs, vous pouvez en profiter pour n’afficher ce panneau de débogage qu’aux concepteurs d’applications PowerApps. Pour cela, utilisez le connecteur PowerApps for Makers de la manière suivante :
Documentation
Commentaires
Les commentaires sont disponibles dans le code de vos applications PowerApps depuis Juin 2018. Les deux formats suivants sont acceptés :
Commentaire de ligne : utilisez le formalisme // pour commenter tout ce qui s’y trouve après, sur la ligne en cours uniquement
Bloc de commentaires : utilisez /* et */ pour écrire des commentaires sur plusieurs lignes
Ecrans de documentation
Vous pouvez également créer des écrans où insérer du texte pour documenter à minima votre application. Assurez-vous qu’aucune navigation ne permette à l’utilisateur d’atterrir sur ces écrans afin qu’ils ne soient visibles que des concepteurs d’application dans l’éditeur PowerApps.
Si vous avez des questions ou des remarques, n’hésitez pas…
PowerApps Développeur – DEPLOYER
Introduction
Dans Office 365 vous ouvrez PowerApps et s’affiche le titre Développez rapidement des applications professionnelles.
Voilà une belle promesse, surtout que ces applications fonctionnent sur smartphone !
Mais qu’en est-il de l’investissement en temps, de la documentation disponible, des limites de ces apps, de leur diffusion, de leur maintenabilité ?
Voyons la réelle étendue des pouvoirs que vous donne PowerApps 😉
Pour développer une application, vous allez :
Définir ou identifier les données manipulées
Concevoir ou générer* vos pages et écrire du code
Publier votre application V1 dans votre tenant O365
Partager cette application avec vos collègues
Demain vous ou une autre personne produira de nouvelles versions
Dans ce second article je me focalise sur les points 1., 3. et 4. : PARTAGER LES DONNÉES / DEPLOYER.
*La génération d’une App est possible depuis une modern list SharePoint
Autre article : PowerApps Developpeur – CODER
Les données
Dans PowerApps comme dans Flow il faut mettre en place un connecteur pour utiliser une source de données, d’ailleurs les 2 produits partagent les mêmes connecteurs.
Le terme connexion est équivalent à connecteur dans PowerApps en Français.
Il existe des connecteurs pour Office 365, pour Azure et aussi Facebook, Jira, WordPress, …
Une fois qu’un connecteur est créé, il est disponible pour n Apps et n Flows.
Une App ou un Flow peut avoir une seule ou plusieurs sources de données.
Exemple 1 : le connecteur OneDrive Entreprise permet d’utiliser un classeur Excel comme source de données.
PowerApps reconnaît comme table de données chaque objet Tableau, différents tableaux peuvent être présents dans une même feuille de calcul ou des feuilles séparées.
Exemple 2 : le connecteur Utilisateurs d’Office 365 permet d’accéder à son compte utilisateur et aux comptes de son organisation (la capture écran est faite à partir de plusieurs captures).
Exemple 3 : le connecteur SharePoint permet que votre application affiche et mette à jour une liste SharePoint. Typiquement vous définissez les données de suivi d’un projet dans un site d’équipe SharePoint puis vous générez une App mobile pour un accès en mobilité.
Enfin, les API REST permettent aussi les connecteurs personnalisés.
Une fois que vous avez déployé votre application PowerApps, les utilisateurs doivent l’autoriser à utiliser leur identité pour tous les connecteurs concernés.
Exemple avec l’application « PowerApps Training for Office » qui fait partie des modèles d’applications disponibles.
Voyons maintenant le déploiement d’une application PowerApps.
Déployer
Déployer une application PowerApps c’est :
Publier la Version que l’on veut mettre en production
La version courante est identifiée par En direct
S’assurer que le public ciblé par cette App a bien accès aux données
Partager l’application avec d’autres personnes de mon organisation
Partage avec 2 collègues, une équipe ou tout le monde pour l’utiliser
Partage avec telle ou telle personne pour l’utiliser et la modifier, ces personnes verront les versions publiées et les autres et peuvent être bêta testeurs
Pour l’utiliser depuis un navigateur sur PC, votre App a une URL que vous trouvez dans sa page Détails.
Sur tablettes et smartphones
Aucune complexité pour déployer des Apps sur les terminaux mobiles. Il suffit d’installer l’application PowerApps qui vous demande votre compte Office 365 et se connecte à votre environnement.
Cette application PowerApps est le lanceur de vos Apps.
En revanche c’est à la conception de votre App que vous indiquez la taille des pages, pensez donc mobile first si vous ciblez un usage nomade.
Conclusion
Cet article examine les points 1., 3. et 4. du développement d’une application PowerApps :
1. Définir ou identifier les données manipulées
2. Concevoir ou générer vos pages et écrire du code
3. Publier votre application V1 dans votre tenant O365
4. Partager cette application avec vos collègues
5. Demain vous ou une autre personne produira de nouvelles versions
Si les données sont définies par le besoin, leur(s) emplacement(s) est à définir pour être accessibles à la population visée. Ceci peut paraître une évidence, mais attention aux évolutions futures.
Vos Apps étant des applications SaaS, les déployer consiste à les partager (les ouvrir) aux utilisateurs. Ce partage se combine avec la notion de versions intermédiaires et de versions publiées.
