Digital Workplace : accélérateur de transition vers les nouveaux usages

Pour cette seconde publication exceptionnelle, nous avons, à nouveau, le plaisir d’inviter notre partenaire Powell 365 sur notre blog. Powell 365 avec qui nous organisons un tour de France qui s’arrêtera le 20 Mars à Toulouse, le 12 Avril à Nantes, le 17 Mai à Aix-en-Provence, le 31 Mai à Bordeaux, le 7 Juin à Lyon et le 14 Juin à Boulogne-Billancourt. Ce « tour » a une thématique principale : « Repoussez les limites d’Office 365 en améliorant vos usages collaboratifs » ! Interessé ? Cliquez ici !

Article rédigé par Adel Badri – Consultant Digital Senior chez Powell 365

Le contexte digital des entreprises est amené à évoluer en même temps que l’évolution des usages et équipements personnels.

L’hybridation fait partie des changements majeurs en termes de collaboration et de sécurité. Cela implique également une transformation d’ordre relationnel : management plus transversal, des frontières vie professionnelle / vie personnelle relativement floues…

Selon les derniers chiffres publiés, plus d’un tiers des actifs français (Baromètre du numérique CREDOC) amènent un équipement personnel sur leur lieu de travail pour l’utiliser lors de leurs missions professionnelles.

Toutes ces problématiques poussent l’Entreprise à mettre en place des chantiers de transformation pour garantir plus d’agilité dans les process et les flux d’informations.

Principaux enjeux

Le rôle des directions, porteuses de projets de transformation, est de proposer un environnement de travail évolutif tout en favorisant la performance des collaborateurs, en répondant à leurs attentes et frustrations. Ces attentes peuvent varier d’une entreprise à une autre en fonction de sa culture interne et de la criticité de son activité.

Meilleure est l’analyse des besoins et des retours d’expérience utilisateur, meilleur sera l’engagement des collaborateurs. L’intérêt étant que le collaborateur se projette, se sente consulté et impliqué dans une nouvelle démarche qui fasse évoluer ses habitudes de travail.

L’équipe projet devra communiquer sur le programme de transformation auprès des collaborateurs en avance de phase en leur donnant des objectifs précis.

Avoir une vision réfractaire aux nouvelles technologies et aux nouveaux usages du digital, en bridant tous types d’accès sous couvert de sécurité absolue, est contre-productif et participe à la frustration des collaborateurs. Une remise en question sur les méthodes de travail au sein de l’organisation est nécessaire. Chaque collaborateur pourra ainsi comprendre l’intérêt, les axes d’amélioration et la nécessité de ce projet de transformation.

Doter les salariés d’outils numériques utiles et s’inscrivant dans leur quotidien, est une première étape. Il est également important de véhiculer un sentiment de confiance. L’implication anticipée du collaborateur garantira une adoption progressive en mode « Expérimenter et s’exercer pour mieux comprendre ». Un dispositif qui suppose des managers sensibilisés et un réseau d’ambassadeurs (ré)formés et accompagnés pour promouvoir la démarche sur le terrain.

Accompagner les managers dans leur rôle de chef d’orchestre

Le Manager a pour défi de sans cesse challenger et motiver son équipe. Présenter les nouvelles solutions collaboratives comme un accélérateur du changement de façon à résoudre les frustrations du quotidien.

La conception et la mise en place des solutions collaboratives (Intranets collaboratifs, …) peuvent effectivement être optimisées en se donnant les moyens technico-fonctionnels et les ressources adéquates.

L’adoption des solutions collaboratives, quant à elle, se prépare en mobilisant un groupe de collaborateurs dans la phase de conception ainsi que dans la phase de prise en main.

Des sessions de sensibilisation aux nouveaux usages sont alors organisées mettant en scène des scénarios de prise en main spécialement conçus pour que le manager puisse se projeter dans une utilisation au quotidien de ces nouveaux outils, pour lui et pour ses équipes.

Communiquer, Partager et Diffuser : Des réflexes qui s’acquièrent

L’idée de ressortir « Expert absolu » à l’issue d’une session de sensibilisation ou d’une formation n’a pas de sens en soi. On ne se forme pas à nager avec des tutoriels.

Apprendre à nager se résume à plonger pour acquérir des réflexes sensoriels qui vont nous maintenir dans une position d’équilibre constant. Nous nous exerçons dans des situations réelles qui nous permettent alors d’acquérir ces mécanismes dont on devine implicitement l’intérêt. Ainsi la « maîtrise » va dépendre de notre niveau de pratique.

Les formations où l’on présente des dizaines de fonctionnalités sans exemple avec des exercices génériques intéressent peu les collaborateurs. Ils souhaitent plutôt approfondir leurs connaissances et trouver des réponses à l’utilisation au quotidien.

Il est important de privilégier les sessions personnalisées et contextualisées selon les besoins remontés par les collaborateurs.

Orienter les usages sans les imposer

L’idée des sessions d’accompagnement personnalisées est d’orienter le collaborateur vers LA solution la plus adéquate pour son usage. En effet, les solutions collaboratives peuvent couvrir un large panel d’usages et de fonctionnalités mais couvrent rarement à 100 % le scénario d’usage imaginé par le collaborateur.

Les managers et responsables éditoriaux imposent souvent un plan de contenu éditorial qui doit être suivi à la lettre par les collaborateurs notamment lors des phases de lancement d’intranet et de Digital Workplace.

Donner l’illusion qu’il y a du contenu dans votre portail n’est pas une solution pérenne. Le collaborateur est bridé dans sa créativité et l’adoption s’essoufflera rapidement.

Il est préférable de proposer quelques critères éditoriaux pour donner un fil rouge au collaborateur-contributeur qui aura alors une vraie autonomie pour exploiter pleinement la solution dans le cadre fixé lors de la conception. Cette confiance permet au collaborateur de s’approprier l’outil et très rapidement publier du contenu pertinent et diffuser aux bonnes personnes au bon moment.

Tout est une histoire de projection et d’agilité. Avec un accompagnement approprié, le manager pourra être capable d’adopter de nouvelles méthodes de travail, plus agiles, plus flexibles et transmettra les bonnes pratiques à ses équipes.

Site Design & Site Script intégrés dans la Digital Workplace Powell 365 !

Pour cette publication exceptionnelle, nous avons le plaisir d’inviter notre partenaire Powell 365 sur notre blog. Powell 365 avec qui nous organisons un tour de France qui s’arrêtera le 20 Mars à Toulouse, le 12 Avril à Nantes, le 17 Mai à Aix-en-Provence, le 31 Mai à Bordeaux, le 7 Juin à Lyon et le 14 Juin à Boulogne-Billancourt. Ce « tour » a une thématique principale : « Repoussez les limites d’Office 365 en améliorant vos usages collaboratifs » ! Interessé ? Cliquez ici !

Pour vous permettre de gérer au mieux vos sites SharePoint, Powell 365 intègre désormais Site Design & Site Script !

Depuis un an, Microsoft a beaucoup investi dans la modernisation de l’environnement SharePoint notamment avec la sortie de nouveaux modèles de sites tels que « modern team site », les sites de communication, ou encore les « hub-sites » à venir, ainsi qu’avec le nouveau framework de développement « SPFx » basé sur du Javascript et non plus du .Net. Cette nouvelle architecture technique et ces nouveautés UX répondent en premier à un besoin urgent de s’aligner à nouveau sur les standards du marché que ce soit en termes d’expérience utilisateur ou de technique de développement.

La valeur ajoutée de SharePoint Site Design & Site Script

Cette fonctionnalité, selon-moi, est celle qui aura le plus d’impact, depuis le lancement de SharePoint Online pour les raisons suivantes :

1.       Les utilisateurs finaux peuvent maintenant créer et déployer un nouveau site basé sur un modèle d’espace prédéfini : à la demande, en un seul clic et ils peuvent l’éditer facilement avec une interface utilisateur moderne et simplifiée ! Quel changement… comparé à la précédente expérience SharePoint dont la complexité conseillait aux consultants, comme moi, d’éviter de laisser la main aux utilisateurs pour la modification des pages ! En mélangeant site design et la modern experience, les utilisateurs finaux ont beaucoup plus d’autonomie et cela tombe bien car ce sont eux qui connaissent leurs besoins !

2.       De plus, avec la nouvelle architecture « à plat » (une collection de sites = un site), vous n’avez plus besoin de passer des semaines à réfléchir, avec votre équipe projet intranet, à votre structure de portail. Vous pouvez commencer petit, avec seulement quelques exigences opérationnelles et avec quelques modèles de sites disponibles sur la page d’accueil de SharePoint. Vous pourrez toujours réorganiser les sites par la suite quand vous en aurez besoin : soit par exemple avec le prochain modèle d’espace « hub-site », ou encore avec la solution Powell 365 qui offre une navigation cross-sites.

3.       Les responsables du projet intranet et les équipes de support peuvent dorénavant jouer un vrai rôle d’«activateur d’innovation » : encourager les utilisateurs à essayer et à valider la configuration dont ils ont besoin, les conseiller, et finalement industrialiser des fonctionnalités pertinentes qu’ils gèreront et modifieront facilement.

L’intégration du Site Design & Site Script dans Powell 365

L’année dernière, Powell 365 a totalement intégré le framework SPFx et la Modern Experience dans ses fonctionnalités. Powell 365 peut designer tous les sites SharePoint (modern team sites, les sites de communication et bien sûr les sites de publication) dans le but de livrer une expérience globale de Digital Workplace sur Office 365.

Aujourd’hui, nous sommes heureux d’annoncer que nous intégrons la fonctionnalité du Site Design grâce à notre designer de sites SharePoint : Powell Manager.

blog ai3 Powell-is-simple-300x150 Site Design & Site Script intégrés dans la Digital Workplace Powell 365 !

Powell Manager vous permet maintenant de créer vos templates de sites SharePoint, ainsi que ceux d’Office 365 Groups et permet de les rendre disponibles pour les utilisateurs finaux en seulement quelques clics, grâce à la fonctionnalité Site Design. Quelle que soit votre stratégie, des sites SharePoint « modern » natifs, du natif avec quelques développements spécifiques en SPFx ou encore l’intégration de nos composants Powell 365, Powell Manager va vous permettre de tirer le meilleur parti de la fonctionnalité Site Design en délivrant des modèles clés en main et surtout en vous donnant la capacité de les faire évoluer au cours du temps et cela même après leur création !

1.       En une dizaine de minutes, vous pouvez créer un modèle de site SharePoint complet basé sur la modern experience, sans une ligne de code. Vous avez seulement besoin de connaître les basiques de SharePoint. Vous pouvez aussi améliorer vos modèles grâce à l’ajout de composants réalisés avec SPFx. Vous avez juste besoin de glisser-déposer votre package « .sppkg » dans la solution, et toutes les fonctionnalités seront disponibles dans le modèle : web parts, extensions, command set, etc. Pour que cela soit encore plus simple, vous pouvez aussi utiliser le catalogue des web parts de Powell 365.

2.       En encore moins de temps, vous pouvez transformer votre modèle de site en Site Design avec la bonne charte graphique, en-tête, pied de page etc., tout cela toujours sans ligne de code. Il sera disponible sur votre page d’accueil SharePoint, prêt à être utilisé par tous les utilisateurs finaux.

3.       Si vous voulez mettre à jour vos modèles après avoir collecté les retours des utilisateurs, ne vous inquiétez pas ! Powell Manager peut éditer vos modèles à tout moment et les synchroniser directement dans SharePoint en seulement un clic ! Votre modèle de Site Design sera mis à jour et si vous le souhaitez, il en sera de même pour tous les sites existants qui utilisent ce modèle.

En résumé, la fonctionnalité Site Design est un réel changement dans la manière dont les utilisateurs finaux et aussi les équipes support utiliseront SharePoint. Powell Manager crée le design et met à jour les templates de sites, très facilement ! Il vous aide à tirer parti au mieux de cette nouvelle fonctionnalité SharePoint.

Cet article est la propriété de Powell 365 qui nous l’a gentiment mis à disposition !